Especial Bastidores SAP NOW 2026: 286 dias de preparação para 2 dias de evento
- Renan Geishofer
Participar de um evento da magnitude do SAP NOW representa uma operação complexa que envolve diversas áreas. Revelamos neste post um pouco mais sobre os bastidores da nossa organização - que começou muito antes de o evento começar. Descubra conosco!
Um grande evento vai além da presença
O que pode ter ficado mais visível na nossa participação no SAP NOW foram os dois dias de demonstrações, reuniões e conexões. Porém, existiu toda uma operação complexa que começou muitos meses antes e continuou depois de o último UXER deixar o Transamérica Expo Center.
Porque um grande evento que tem a tecnologia como elemento central, costuma ser percebido pela experiência que acontece diante do público: movimentação nos stands, demonstrações de soluções, palestras, reuniões e muito networking.
Mas a experiência de um patrocinador é bem diferente…
Passa por toda uma preparação que antecede a abertura dos portões.
Há decisões sobre o posicionamento da marca, incontáveis trocas de mensagens, reuniões… E resumindo neste início de conversa, diferentes equipes precisam interpretar o que está acontecendo em tempo real. Depois, contatos precisam ser retomados, informações organizadas e aprendizados transformados em próximos passos.
No SAP NOW AI Tour Brazil 2026, realizado nos dias 9 e 10 de setembro, em São Paulo, essa dinâmica ganhou uma dimensão ainda maior em um ambiente que reuniu clientes, parceiros, especialistas, influenciadores e diferentes atores que movimentam o ecossistema SAP. Desse modo, o evento se transformou, naturalmente, em uma plataforma completa que promoveu conexões entre empresas, tendências e geração de negócios.
Portanto, a participação de uma consultoria não se dá somente como uma importante ação de posicionamento no mercado. Representa ouvir, observar, conversar, demonstrar, aprender, registrar e transformar informação em movimento.
E nesse intervalo entre aquilo que o público vê e tudo o que precisa acontecer nos bastidores é que começa uma parte importante do trabalho de uma consultoria.
A operação começa antes de o stand abrir
A experiência do visitante começa muito antes dele chegar ao evento. Por isso, a definição da presença da empresa demanda planejamento de mensagens, materiais, demonstrações, logística, alinhamento entre equipes e a preparação para diferentes situações que podem surgir ao longo dos dias.
Há ainda uma segunda camada: a necessidade de definir o que merece ser observado e registrado.
Que temas estão mobilizando o mercado?
Quais conversas precisam ganhar continuidade?
Quais demonstrações despertam mais interesse?
Que pessoas podem contribuir com uma perspectiva relevante?
Que momentos podem revelar algo além daquilo que está acontecendo na superfície?
E como os imprevistos sempre fazem parte, a equipe também precisa chegar preparada para lidar com eles sem perder de vista o objetivo maior da participação.
Quando o discurso encontra o mercado
Para a área Comercial, um evento como o SAP NOW representa uma oportunidade particularmente valiosa: colocar em prática o discurso da empresa em contato direto com o mercado.
Mas apresentar uma solução é apenas uma parte dessa equação complexa. O desafio está em:
- Compreender quem está do outro lado da conversa
- Quais são suas prioridades de cada potencial novo cliente
- Quais problemas precisam ser resolvidos e como conseguimos resolver
- Identificar onde há espaço para construir uma discussão que faça sentido
É nesse momento em que a preparação encontra a realidade.
Uma mensagem pode funcionar como planejado.
Outra pode provocar uma pergunta inesperada.
Uma determinada solução pode despertar interesse por uma razão diferente daquela inicialmente imaginada.
E existe um elemento fundamental nesse processo: a escuta ativa.
Essa proximidade com o mercado possibilita confirmar percepções, questionar premissas e identificar necessidades que talvez não aparecessem em uma análise feita à distância.
Ou seja: o discurso comercial tem que se apresentar como conversa flexível.
A consultoria também vai ao evento para ouvir
Cada conversa no SAP NOW representa mais do que uma oportunidade comercial. Ela representa informação viva. Porque entre uma demonstração e outra, surgem perguntas. Em diferentes reuniões, aparecem desafios semelhantes. Profissionais de setores distintos compartilham dificuldades que, quando observadas em conjunto, podem revelar movimentos mais amplos e apontar para um comportamento do mercado.
E esse é um dos valores da proximidade com o mercado. Porque uma consultoria precisa acompanhar aquilo que muda nas empresas para além das demandas que ela já conhece. Precisa reconhecer novos comportamentos, questionar modelos existentes e identificar onde surgem oportunidades para fazer diferente.
Quando um insight deixa de ser apenas uma conversa
O conhecimento produzido durante um evento não deve permanecer restrito aos dois dias de programação.
Perguntas recorrentes, necessidades pouco atendidas, dificuldades de implementação, novas tecnologias e mudanças na maneira como as empresas enxergam determinados processos podem alimentar discussões internas e contribuir para a evolução de soluções.
É nesse ponto que a proximidade com o mercado encontra o trabalho de Desenvolvimento.
Um insight pode levantar uma hipótese.
Uma hipótese pode provocar uma discussão.
Uma discussão pode levar a uma nova possibilidade.
E uma possibilidade, mais adiante, pode influenciar aquilo que será desenvolvido ou oferecido ao mercado.
Essa conexão é particularmente relevante para uma empresa de tecnologia porque inovação não acontece apenas dentro dos times técnicos. E estar próximo do mercado também é uma forma de entender o que precisa ser construído para o futuro.
Um evento também é um ambiente de inteligência de mercado
Há ainda uma camada que muitas vezes passa despercebida: enquanto as empresas apresentam suas soluções, o próprio mercado está se revelando.
Novos temas ganham espaço.
Concorrentes reformulam discursos.
Clientes fazem perguntas que ajudam a indicar suas prioridades.
Tecnologias aparecem associadas a diferentes propostas de valor.
Ou seja: observar esse movimento é parte da experiência.
Benchmarking, nesse contexto, não significa apenas comparar stands, apresentações ou mensagens comerciais. Significa entender como diferentes empresas estão respondendo a desafios semelhantes, quais assuntos estão ganhando relevância e onde existem oportunidades para construir uma abordagem diferente.
Em um grande evento, informação está em toda parte. A diferença está em saber interpretá-la. Quem vai a um evento apenas para ser visto perde parte do valor de estar ali para observar.
Transformar presença em conteúdo
Publicando este texto em um Blog, também cabe um destaque exclusivo para a Comunicação que tem como desafio não apenas apurar informações, relatos e dados por meio da produção de textos, fotos e vídeos. A maior missão é a de identificar histórias dentro de uma experiência que acontece em alta velocidade.
Uma demonstração pode revelar um conceito.
Uma conversa pode gerar um novo insight.
Uma pergunta pode indicar uma nova pauta.
Uma interação pode mostrar como a empresa se relaciona com o mercado.
Uma cobertura de feira, portanto, não se limita ao registro dos fatos. Ela precisa encontrar significado nesses acontecimentos e transformá-lo em conteúdo capaz de alcançar quem não estava presente.
O relacionamento começa quando a conversa termina
Há um momento particularmente importante e que acontece justamente depois do evento: uma conversa de poucos minutos deve iniciar a construção de um relacionamento. Por isso, contatos precisam ser registrados, informações organizadas e contextos preservados.
O que foi discutido.
Quais eram as necessidades apresentadas.
Quais próximos passos foram combinados fazem parte do valor daquela interação.
A partir dali, começa outra etapa: retomar o contato, aprofundar a discussão e entender como cada oportunidade construirá algo produtivo.
O verdadeiro trabalho começa quando o stand fecha
É por isso que o encerramento de um evento não representa necessariamente o fim da operação. Pelo contrário. É quando começamos a fazer perguntas importantes.
O que aprendemos?
Quais desafios apareceram com maior frequência?
Que soluções despertaram mais interesse?
Que perguntas mais se repetiram?
O que o mercado está sinalizando?
Quais oportunidades precisam de acompanhamento?
Que informações podem contribuir para cada equipe?
Quais conteúdos ainda podem nascer daquela experiência?
E é justamente essa capacidade de transformar experiência em aprendizado que dá valor ao que acontece depois.
Muito além do stand
O stand é a parte que o público vê e por trás dele há uma engrenagem formada por pessoas, áreas, informações e objetivos diferentes, trabalhando em torno de uma mesma oportunidade.
O Marketing orquestra a operação e pauta a comunicação.
O Comercial transforma conversa em relacionamento.
Os Consultores interpretam os desafios do mercado.
A área de Desenvolvimento encontra possibilidades a partir dos insights.
E a Consultoria, como um todo, observa, aprende e decide quais serão os próximos movimentos.
Ou seja: Participar de um grande evento é mais do que apenas estar presente. É estar preparado para ouvir, observar, demonstrar, aprender, registrar e construir.
Essa é uma das histórias que destacam a UX Innovation como consultoria de referência no mercado.
Renan Geishofer
Jornalista e Social Media da UX Innovation
